Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten über diese Anwendung („Qotero") im Sinne der DSGVO ist:

Benedict Franek

Arndtstraße 5

66287 Quierschied, Deutschland

Nutzt ein Handwerksbetrieb Qotero, um Angebote für seine eigenen Kundinnen und Kunden zu erstellen, ist dieser Betrieb für deren Daten verantwortlich; Qotero verarbeitet sie in seinem Auftrag.

2. Hosting

Diese Anwendung wird bei Vercel Inc. gehostet (Frontend/Server Functions, Region Frankfurt / fra1). Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher laufen über Supabase Inc. (Region EU-Frankfurt). Beide Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage entsprechender Verträge (AVV). Eine Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

3. Verarbeitung durch OpenAI (KI-Entwurf)

Zur automatischen Erstellung von Angebotsentwürfen aus Baustellenfotos, Sprachnotizen und Stichpunkten werden diese Inhalte an OpenAI, L.L.C. zur Transkription und Textextraktion übermittelt. Zweck ist ausschließlich die Erzeugung eines prüfbaren Angebotsentwurfs; der Entwurf wird stets von einem Menschen geprüft und freigegeben, bevor er versendet wird. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. das berechtigte Interesse an einer effizienten Angebotserstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Die Verarbeitung erfolgt über die OpenAI-API auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum). Über die API übermittelte Inhalte werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training der Modelle verwendet; sie können zur Missbrauchserkennung befristet gespeichert werden. Die Verarbeitung findet auch in den USA statt; die Übermittlung wird auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) gestützt.

Bitte fotografieren Sie möglichst keine Personen, Kennzeichen oder Dokumente. Sprechen Sie in Sprachnotizen keine personenbezogenen Daten Dritter ein, die für das Angebot nicht erforderlich sind.

4. Versand über Resend

Angebots-, Nachfass- und Benachrichtigungs-E-Mails werden über den Dienst Resend (Resend Inc.) versendet. Dabei werden Empfänger-E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie Zustell-, Öffnungs- und Fehlerstatus verarbeitet. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag; soweit die Verarbeitung in den USA erfolgt, wird sie auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) gestützt.

5. Schutz der öffentlichen Formulare (Cloudflare Turnstile)

Auf den öffentlich erreichbaren Seiten – der Angebotsansicht (/share/…) und dem Anfrageformular (/anfrage/…) – setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Zugriffe und Missbrauch abzuwehren. Dazu wird beim Absenden ein Skript von Cloudflare (Cloudflare, Inc.) geladen und ein Prüf-Token erzeugt; dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale Ihres Browsers. Zur Prüfung des Tokens übermittelt unser Server die IP-Adresse zusätzlich an Cloudflare. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch und an der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Turnstile setzt keine Werbe-Cookies und erstellt kein nutzerübergreifendes Profil. Die Verarbeitung kann auch in den USA erfolgen und wird auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) gestützt.

6. Öffentliche Angebots- und Anfrage-Links

Ein Angebot wird über einen langen, zufälligen Link ohne Anmeldung zugänglich gemacht. Öffnen Sie das Angebot, nehmen es an oder lehnen es ab, speichern wir Zeitpunkt und Inhalt Ihrer Entscheidung sowie – als Missbrauchsschutz – eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Kurzform Ihrer IP-Adresse (Hashwert). Die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert. Dasselbe gilt für das Anfrageformular.

7. Speicherfristen

Roh-Audioaufnahmen (Sprachnotizen) werden spätestens 30 Tage nach der Aufnahme automatisiert gelöscht; das Transkript bleibt als Teil der Projektdokumentation erhalten.
Unbearbeitete Kundenanfragen werden 30 Tage nach Eingang automatisiert gelöscht, einschließlich der dazu hochgeladenen Fotos.
Hashwerte zur Missbrauchsabwehr werden nach 24 Stunden gelöscht.
Nutzungsereignisse zur Produktverbesserung werden pseudonym gespeichert und nach Ablauf ihrer Speicherfrist automatisch gelöscht; Detaildaten zu Bearbeitungszeiten spätestens nach 30 Tagen. Ein Betrieb kann diese Erhebung in den Einstellungen abschalten.
Angebots-, Kunden- und Projektdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (handels- und steuerrechtlich, i. d. R. 6–10 Jahre) gespeichert.

8. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21) gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Wenden Sie sich dazu an benedict@qotero.de. Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland.

9. Standortzugriff

Bei der Aufnahme auf der Baustelle kann die Anwendung optional den Gerätestandort abfragen, um eine bereits erfasste Baustelle vorzuschlagen. Der Zugriff ist freiwillig, wird nicht protokolliert und nicht als Bewegungsprofil gespeichert – nur die Koordinate der Baustelle selbst wird einmalig am jeweiligen Vorgang hinterlegt.

10. Cookies & Tracking

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sitzungssicherheit (Supabase-Auth-Session, Trennung zwischengespeicherter Seiten je Konto). Werbe- oder Analyse-Dienste Dritter setzen wir nicht ein. Auf den öffentlichen Seiten wird zusätzlich der unter Ziffer 5 beschriebene Bot-Schutz geladen.